Aktive Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung sowie der Geschäftsstelle bei organisatorischen Angelegenheiten und Veränderungsprozessen Eigenverantwortliches Verwalten des Tagesablaufs (einschließlich Dienstreisen) Erstellen von Berichten, Statistiken, Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie Mitwirkung beim Jahresabschluss, der Haushaltsplanung und bei Prüfungen Koordination, Begleitung und Protokollierung der Sitzungen der Aufsichtsgremien von missio München und Erstellung umfangreicher Sitzungsunterlagen Als Kommunikationsschnittstelle zu allen in- und externen Gesprächspartnern: Terminvereinbarung und Koordination, Vor- und Nachbearbeitung inkl. Protokollierung der Besprechungen Selbstständige Formulierung unterschriftsreifer Korrespondenz Strukturierte Bearbeitung, Bündelung und Priorisierung der täglichen Informationsflut und Verwaltung der E-Mailpostfächer Vertragsmanagement und eigenständige, strukturierte und aktuelle Dokumentenverwaltung (online und offline) Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz des Präsidenten und Übernahme der Vertretung Officemanagement für die Geschäftsstelle (mit Materialbeschaffung und Logistik)