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Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung
Informationen zur Anzeige:
Anzeigeninhalt:
- Ihre Aufgabenbereiche umfassen die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU-Abteilung, die technische/kaufmännische Sachbearbeitung, das Controlling von Rahmenverträgen und Kleinmaßnahmen sowie die Unterstützung bei der IT-Administration für die Abteilung BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:
- Fungieren als zentrale Ansprechperson der Abteilung und als Assistenz der Abteilungsleitung
- Übernahme der allgemeinen Büroorganisation wie Bearbeitung der Post, Bestellung von Büromaterial und Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen und Listen
- Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende der Bauabteilung
- Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen
- Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte für das Controlling der Aufträge/Rahmenverträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen in Form von Excel-Tabellen
- Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV/Aufmaß/StLB
- Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche
- Strukturierte Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge
- Gute EDV/PC-Kenntnisse, vor allem in den Microsoft-Office-Programmen
- Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von Microsoft Excel
- Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ERP-Systeme)
- Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen
- Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen
- Englischkenntnisse auf B2-Niveau
- Affinität zu IT-Systemen
Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungs angeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV-AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).
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