Assistentin ­­/­­ Assistent mit Schwerpunkt Administration und Koordination im Geschäftszimmer des Hauptpersonalrates (w/m/d)

Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten im Geschäftszimmer des Hauptpersonalrates werden von Ihnen übernommen. Sie organisieren und unterstützen bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, einschließlich der Termin- und Raumplanung, der Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen sowie der Erstellung und Versendung von Tagesordnungen und Einladungen für Sitzungen. Zudem bereiten Sie die Sitzungsergebnisse auf und führen Protokoll bei den Sitzungen und Besprechungen des Hauptpersonalrates. Die Mitwirkung bei der Beschaffung von Vortragsdienstleistungen und anderen Dienstleistungen liegt in Ihrem Verantwortungsbereich. Sie sind verantwortlich für die Beschaffung von Fachliteratur, Arbeitsmaterialien sowie Bürobedarf für den Hauptpersonalrat. Sie führen Akten, archivieren Dokumente und sind für die Aussonderung von Unterlagen zuständig. Empfang und Serviceleistungen für Besucher*innen und Gäste werden von Ihnen sichergestellt. Sie sind für die Redaktion des Intranets des Hauptpersonalrates zuständig, führen Internetrecherchen durch und erstellen sowie bereiten Dokumente und Beiträge auf. Die Erstellung, Erarbeitung, Analyse und Auswertung von Excel-Tabellen gehören ebenfalls zu Ihren Tätigkeiten. Sie zeigen die Bereitschaft, sich in neue Anwendersoftware zur Digitalisierung des Geschäftszimmers und zur Unterstützung der Personalratsarbeit einzuarbeiten. Bereitschaft zur Teilnahme an mehrtägigen Sitzungen des Hauptpersonalrates als Protokollant*in innerhalb des gesamten Bundesgebietes Auf dem Arbeitsplatz fallen gelegentlich (ca. 2x im Jahr) mehrtägige Dienstreisen als Protokollant*in im Rahmen der auswärtigen Sitzungen an anderen Dienstorten an. Die Sitzungstermine und Sitzungsorte werden mit ausreichend Zeitvorlauf festgelegt.