Assistenz Abteilungsleitung Kommunikation (m/w/d)
24.01.2025
Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
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Assistenz Abteilungsleitung Kommunikation (m/w/d)
Stuttgart
Aktualität: 24.01.2025
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24.01.2025, Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
Assistenz Abteilungsleitung Kommunikation (m/w/d)
Aufgaben:
- Sie unterstützen vorrangig die Abteilungsleiterin in allen Bereichen sowohl bei der Leitung der Abteilung als auch in ihrer Rolle als Sprecherin des Oberbürgermeisters
- Sie übernehmen die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Presseterminen jeder Art
- Sie erledigen selbstständig sämtliche Sekretariatsaufgaben und unterstützen im Team mit einer Kollegin den reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten der Abteilung
- Sie nehmen Presseanfragen entgegen, erfassen diese, leiten sie intern weiter, haben Bearbeitungszeiten im Blick und wirken beim Versand des täglichen Pressedienstes mit
- Sie führen die zentrale Terminübersicht, koordinieren die Termine und Besprechungen der Abteilung, stellen die Telefon- und Videokonferenzen sicher, einschließlich technischer und organisatorischer Vor- und Nachbereitung
- Sie organisieren und buchen Dienstreisen für die Abteilung, kümmern sich um die Bearbeitung der entsprechenden Reiseunterlagen und die Abrechnungen
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene dreijährige Ausbildung, bevorzugt im Verwaltungs-, Sekretariats- oder kaufmännischen Bereich oder anderweitig erworbene entsprechende Fachkenntnisse
- Von Vorteil sind Kenntnisse aus der Kommunalverwaltung sowie von Abläufen und Strukturen großer Verwaltungen oder Institutionen
- Möglichst Berufserfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache, hohe Sicherheit in Bezug auf Rechtschreibung und Zeichensetzung
- Sicheres und freundliches Auftreten, auch am Telefon
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
Wir bieten:
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- Einen Arbeitsplatz in zentraler Innenstadtlage direkt am Marktplatz
- Die Mitarbeit an interessanten aktuellen Themen der städtischen Kommunikation
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich
- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- Vergünstigtes Mittagessen
- Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD.
Unser Kontakt:
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit stehen Ihnen Frau Dr. Kaufmann unter 0711 216-91810 bzw. susanne.kaufmann@stuttgart.de oder Herr Illmann unter 0711 216-91782 bzw. mario.illmann@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Roth unter 0711 216-81077 oder
Marieke.roth@stuttgart.de .
Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .
Www.stuttgart.de/jobs
Weitere Informationen:
Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
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