Assistenz der Verwaltung
14.03.2025
Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI
Leipzig
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Assistenz der Verwaltung
Leipzig
Aktualität: 14.03.2025
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14.03.2025, Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI
Leipzig
Assistenz der Verwaltung
Über uns:
Die Fraunhofer-Gesellschaft ( www.fraunhofer.de ) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.
Das Fraunhofer ISI ist ein weltweit anerkanntes Exzellenzzentrum der Innovations- und Systemforschung. Durch die unterschiedlichen Schwerpunkte unserer neun Abteilungen sowie unserem Joint Innovation Hub bearbeiten wir zentrale Fragestellungen der Innovationsdynamik und Systemtransformation interdisziplinär und aus einer ganzheitlichen Perspektive.
Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.
Aufgaben:
- Als Assistenz unserer Verwaltung sind Sie verantwortlich für das Sekretariat am Standort Leipzig und übernehmen die umfassende Unterstützung der Verwaltungsdirektion bei den vielfältigen operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft und betreuen zudem den Empfang für den Standort Leipzig.
- Sie führen und organisieren das Sekretariat unserer Abteilung "Service & Administration" und wickeln die Korrespondenz unseres Termin-, Dienstreise- und Veranstaltungsmanagement ab in Zusammenarbeit mit unserer Assistenz am Standort Karlsruhe.
- Zudem nehmen Sie an unserem Empfang Telefongespräche aus dem In- und Ausland an und leiten diese weiter. Des Weiteren gehört die Betreuung/Weiterleitung von Besucher*innen ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Koordination des Bereichs Facility Management am Standort Leipzig.
- Sie bearbeiten die Eingangs- und Ausgangspost, inkl. der Wareneingangsbuchung in SAP bei Paketlieferungen. Darüber hinaus unterstützen Sie bei administrativen Tätigkeiten der Abteilung Service & Administration, z.B. bei der Büromaterialbestellung oder der Mitwirkung in der Gestaltung von Intranetseiten für den Bereich Service & Administration.
- Sie unterstützen die einzelnen Gruppenleitungen der Abteilung bei bestimmten organisatorischen Themen und betreuen die studentischen Angestellten für den Empfangsbereich am Standort Leipzig.
- Außerdem organisieren Sie Besprechungen (inkl. Vor- und Nachbereitung) aller relevanten Unterlagen und erstellen/pflegen Präsentationen und Berichte.
Qualifikationen:
- Sie verfügen über eine qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit Abschluss, vorzugsweise im Bereich Büromanagement/Assistenz/Sekretariat.
- Dazu haben Sie Berufspraxis in Assistenztätigkeiten. Erfahrung mit SAP sind wünschenswert und Erfahrungen mit MS-Office-Anwendungen werden vorausgesetzt.
- Ihre schriftliche und mündliche Sprachkompetenz in Deutsch ist hervorragend, Ihre Englischkenntnisse sind mindestens gut.
- Sie sind eine offene, freundliche und belastbare Persönlichkeit, haben ein sicheres und gewandtes Auftreten und überzeugen mit einem hohen Maß an Eigenverantwortlichkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion.
- Sie arbeiten selbstständig und teamorientiert, können effizient und effektiv organisieren und kommunizieren.
Wir bieten:
- Sinnstiftende Tätigkeiten: Spannende und vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Wirtschaft, Mitgestaltung der Zukunft durch Forschung zu den großen Herausforderungen unserer Zeit
- Weiterentwicklung und Aktive Karriereplanung: Verantwortungsvolle Aufgaben, Raum für eigene Ideen und persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung durch zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen und Karriereprogramme, gezielte Schulungen und Trainings
- Familienfreundlichkeit: Ausgewogene Work-Life-Balance, Angebote im Bereich Kindernotbetreuung sowie Homecare/Eldercare
- 39 Std./Woche (Vollzeit) und 30 Tage Urlaub
- Teamarbeit: Selbstständiges Arbeiten in motivierten Teams an anspruchsvollen Projekten innerhalb eines interdisziplinären Umfelds, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie ein familiäres Miteinander
- Chancengleichheit: Wir leben Diversity und setzen daher möglichst auf ausgewogene Teams mit unterschiedlichen Geschlechtern, Altersstufen, Kulturen und Fachrichtungen
- Top Ausstattung: Neueste funktionsgerechte Technik an unseren Standorten, Barrierefreiheit vor Ort, Bereitstellung von Hardware für mobiles Arbeiten
- Benefits/weitere Vorteile und Zusatzleistungen: Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen sowie zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote, Deutschland Ticket (Jobticket), Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Unser Kontakt:
Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI
Www.isi.fraunhofer.de
Weitere Informationen:
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
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