Kauffrau/-mann für Büromanagement o. ä. (w/m/d) als Assistenz in den wissenschaftlichen Abteilungen
25.09.2024
Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V.
Oldenburg
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Kauffrau/-mann für Büromanagement o. ä. (w/m/d) als Assistenz in den wissenschaftlichen Abteilungen
Oldenburg
Aktualität: 25.09.2024
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25.09.2024, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V.
Oldenburg
Kauffrau/-mann für Büromanagement o. ä. (w/m/d) als Assistenz in den wissenschaftlichen Abteilungen
Aufgaben:
Als Assistenz der Abteilungsleitung übernehmen Sie vielfältige administrative Aufgaben und arbeiten eng mit dem Leitungsteam zusammen. Sie koordinieren die Umsetzung von Abläufen und Prozessen der Abteilung und treiben kontinuierliche Verbesserungen voran. Dabei profitieren Sie von einem kollegialen Umfeld und der Expertise eines erfahrenen administrativen Teams, das Sie in Ihrer Rolle unterstützt.
Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
Sie optimieren und koordinieren interne Abläufe in der wissenschaftlichen Abteilung
Sie erledigen klassische Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung, Korrespondenz und Dokumentenmanagement und unterstützen bei der Planung und Organisation unterschiedlicher Veranstaltungsformen und Dienstreisen
Qualifikationen:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z. B. Termin-, Post-, Telefonmanagement etc.)
Kenntnisse und Erfahrung in der stilsicheren und präzisen Erstellung von Protokollen
Kenntnisse und Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen (insbesondere auch unterschiedliche Veranstaltungsformen und Dienstreisen inklusive der Anwendung des Bundesreisekostenrechts)
Recherchekenntnisse
Kenntnisse über die Beschaffung Waren und Dienstleistungen im öffentlichen Dienst (Kenntnisse über die öffentliche Vergabe von Aufträgen)
Kenntnisse und Erfahrungen im Aufbau von Dokumenten- und Ablagesystemen
Anwendungsbezogene Microsoft-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Kenntnisse der DLR-Strukturen wünschenswert
Kenntnisse über intern anzuwendende interne IT-Tools (z. B. Webpostkorb, Reisebuchungsportal) von Vorteil
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Assistenz
Forschung, Lehre
Sekretariat
Standorte